اتفاقية معالجة البيانات

هذه الاتفاقية جزء من العقد بين المدرسة (الجهة المسؤولة عن البيانات) وبين «غراس سوفت» (معالج البيانات)، لمدارس السعودية. وهي تبيّن كيف تعالج المنصة البيانات الشخصية نيابةً عن المدرسة. وتُطبَّق وفق نظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 9/2/1443هـ وتعديلاته، ولائحته التنفيذية، ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة.

1. موضوع المعالجة

تعالج المنصة بيانات تلاميذ المدرسة وأولياء أمورهم وموظفيها، كما تفصّلها سياسة الخصوصية، لغرض واحد: تقديم خدمات إدارة المدرسة المتعاقد عليها طوال مدة العقد.

2. تعليمات المدرسة

لا تعالج المنصة البيانات إلا بتعليمات المدرسة، وهي ما تفعله المدرسة في المنصة وما تطلبه كتابةً. ولا تستعملها لأي غرض خاص بها. وإن رأت أن تعليمة ما تخالف القانون أعلمت المدرسة بذلك.

3. السرية

يلتزم كل من يطّلع على البيانات من العاملين في المنصة بالسرية، ولا يطّلع عليها إلا من يحتاج إليها لعمله.

4. الأمن

تتخذ المنصة التدابير المبيّنة في سياسة الخصوصية لحماية البيانات، ومنها: فصل قاعدة بيانات كل مدرسة عن غيرها، وتشفير الاتصال وكلمات المرور والجلسات، وتقييد الوصول بالصلاحيات، وتسجيل العمليات الحساسة، وأخذ نسخ احتياطية يومية.

5. المعالجون الفرعيون

توافق المدرسة على المعالجين الفرعيين المسمّين في سياسة الخصوصية (البند 6). ولا تضيف المنصة معالجاً فرعياً جديداً إلا بعد إعلام المدرسة قبل ثلاثين يوماً، وللمدرسة أن تعترض، فإن تعذّر الاتفاق جاز لها إنهاء العقد دون غرامة. وتلزم المنصة كل معالج فرعي بما تلتزم به هنا.

6. نقل البيانات إلى الخارج

تُحفظ قواعد بيانات مدارس السعودية على خوادم داخل السعودية، ولا تُقبل مدرسة منها قبل توفر خادم هناك. تُحفظ بيانات المدارس السعودية على خوادم داخل المملكة متى توفرت، ولا تُنقل إلى خارجها إلا في الحالات وبالضوابط التي تحددها لائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة.

والإشعارات ورسائل واتساب التي تمر بخوادم خارج السعودية لا تحمل أي بيانات شخصية عن التلاميذ.

7. الإبلاغ عن الاختراق

تُبلغ المنصةُ المدرسةَ بأي اختراق يمس بياناتها دون تأخير، وفي موعد أقصاه 24 ساعة من علمها به. وتبيّن ما وقع وما البيانات المعنية وما اتخذته من تدابير، وتعين المدرسة على الوفاء بما يوجبه القانون عليها. نُبلغ المدرسة دون تأخير بأي حادثة تسرب تمس بياناتها، ونعينها على إبلاغ الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي خلال اثنتين وسبعين ساعة من العلم بها، وإبلاغ أصحاب البيانات دون تأخير متى كان التسرب قد يلحق بهم ضرراً.

8. حقوق أصحاب البيانات

تعين المنصة المدرسةَ على الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات، من اطلاع وتصحيح وحذف ونقل وغير ذلك. وإن وصلها طلب من صاحب بيانات مباشرة أحالته إلى المدرسة دون تأخير.

9. انتهاء العقد

عند انتهاء العقد تسلّم المنصةُ المدرسةَ نسخة من بياناتها بصيغة Excel وPDF إن طلبتها خلال 30 يوماً. ثم تحذف البيانات كلها، ونسخها الاحتياطية، خلال 90 يوماً من انتهاء العقد، إلا ما يوجب القانون الاحتفاظ به.

10. التدقيق

تقدّم المنصة للمدرسة ما تحتاجه لتتحقق من التزامها بهذه الاتفاقية، وتجيب عن أسئلتها الأمنية كتابةً، وتتيح لمن تختاره المدرسة الاطلاع على ذلك مرة في السنة بإشعار مسبق معقول، على نفقة المدرسة.

11. المسؤولية

تخضع مسؤولية الطرفين بموجب هذه الاتفاقية لما في شروط الاستخدام (البند 11).

12. التواصل

تتواصل المدرسة مع المنصة في كل ما يخص هذه الاتفاقية عبر بيانات التواصل في العقد.